Assinatura eletrônica na saúde: por que sua clínica não pode continuar assinando em papel

Todos os dias, em clínicas e hospitais de toda a América Latina, milhares de documentos são assinados: laudos médicos, termos de consentimento informado, receitas, pedidos de laboratório, contratos com operadoras de saúde e atas de comitê. A maioria dessas assinaturas ainda é feita em papel, o que implica impressão, distribuição física, armazenamento e — em muitos casos — perda do documento original. A assinatura eletrônica chega para resolver tudo isso, e a regulamentação na região já a respalda.

O que é a assinatura eletrônica e como ela difere da assinatura digital?

Antes de aprofundar, é importante esclarecer uma confusão comum:

• Assinatura eletrônica simples: Qualquer dado eletrônico que identifique o signatário. Pode ser um PIN, uma assinatura biométrica em tablet ou um clique de aceitação. É válida legalmente na maioria dos contextos.
• Assinatura eletrônica avançada: Vinculada de forma única ao signatário, permite detectar qualquer modificação posterior no documento. Utiliza certificados digitais emitidos por entidades autorizadas.
• Assinatura digital: É um tipo específico de assinatura eletrônica avançada que utiliza criptografia de chave pública e certificados emitidos por uma autoridade certificadora reconhecida. Possui a mais alta validade legal.

Para o contexto clínico, a assinatura eletrônica avançada cobre a grande maioria dos casos de uso, oferecendo um equilíbrio ideal entre segurança, facilidade de uso e validade legal.

Casos de uso no setor de saúde

A assinatura eletrônica não se limita a um único tipo de documento. Em uma clínica ou centro de saúde, suas aplicações são amplas:

Laudos médicos e resultados

O radiologista assina seu laudo a partir da estação de trabalho, o laboratorista assina os resultados diretamente no sistema. Não há impressão, não há demora, não há risco de alteração posterior. O documento assinado fica selado com carimbo de tempo e é rastreável.

Termos de consentimento informado

O paciente assina o consentimento em um tablet antes do procedimento. O documento fica vinculado automaticamente ao seu prontuário eletrônico, com data, hora e identificação do signatário. Elimina-se o risco de consentimentos extraviados ou sem assinatura.

Receitas médicas

A receita eletrônica assinada digitalmente permite que o paciente a apresente em qualquer farmácia sem necessidade de papel físico. No Peru, Colômbia, México, Chile e Brasil, a normativa já reconhece a validade da receita eletrônica assinada.

Pedidos de serviço e autorizações

Os pedidos de laboratório, solicitações de imagem e autorizações internas são assinados eletronicamente, acelerando os fluxos de aprovação e eliminando os gargalos que o papel gera.

Benefícios concretos para sua clínica

Economia operacional

O custo de imprimir, distribuir, armazenar e gerenciar documentos em papel é significativamente maior do que a maioria dos administradores estima. Papel, toner, pastas, espaço físico, pessoal dedicado ao arquivo e transporte de documentos entre unidades representam um gasto recorrente que é eliminado com a assinatura eletrônica.

• Redução de até 80% nos custos de impressão e papel.
• Liberação de espaço físico antes ocupado por arquivos de documentos.
• Eliminação de custos de motoboy para transporte de documentos entre unidades.

Velocidade nos fluxos

Um laudo que antes levava horas para ser impresso, assinado, digitalizado e distribuído agora é assinado em segundos e fica disponível de imediato para todos os envolvidos autorizados. Isso impacta diretamente nos tempos de atendimento e na satisfação do paciente.

Segurança e rastreabilidade

Cada assinatura eletrônica inclui:

• Identidade verificada do signatário.
• Carimbo de tempo (timestamp) que certifica o momento exato da assinatura.
• Integridade do documento: Qualquer modificação posterior invalida a assinatura, protegendo contra adulterações.
• Registro de auditoria completo que mostra quem assinou o quê, quando e de onde.

Conformidade regulatória

A legislação em matéria de assinatura eletrônica está avançando rapidamente na região:

• Peru: Lei 27269 de Assinaturas e Certificados Digitais.
• Colômbia: Lei 527 de Comércio Eletrônico e Decreto 2364 de Assinatura Eletrônica.
• México: Código de Comércio e Lei de Assinatura Eletrônica Avançada.
• Chile: Lei 19.799 sobre Documentos Eletrônicos e Assinatura Eletrônica.
• Brasil: MP 2.200-2 que institui a ICP-Brasil.

As instituições de saúde que adotam a assinatura eletrônica não apenas cumprem essas normativas, mas também se posicionam para os requisitos regulatórios futuros que inevitavelmente exigirão a eliminação do papel.

Mitos que freiam a adoção

"Os pacientes não vão aceitar assinar em um tablet." A experiência mostra o contrário. Os pacientes percebem a assinatura eletrônica como sinal de modernidade e profissionalismo. A curva de adoção é quase imediata.

"Não tem validade legal se chegar a um processo judicial." A assinatura eletrônica avançada tem a mesma validade legal que a assinatura manuscrita. Além disso, oferece maior evidência probatória: inclui carimbo de tempo, identidade verificada e prova de integridade do documento.

"É muito caro implementar." As soluções SaaS atuais permitem implementar assinatura eletrônica com custos por transação ou assinatura mensal, sem investimento em infraestrutura. A economia em papel e impressão compensa o custo desde o primeiro mês.

Conclusão

A assinatura eletrônica na saúde não é um luxo tecnológico: é uma ferramenta que reduz custos, acelera processos, melhora a segurança jurídica e eleva a qualidade do serviço. Cada documento que sua clínica continua assinando em papel é um custo desnecessário, um risco de perda e um atraso evitável.

Na Davix, integramos a assinatura eletrônica diretamente nos fluxos clínicos e administrativos da nossa plataforma. Laudos, consentimentos, receitas e pedidos são assinados com um clique, sem sair do sistema, com total validade legal. É hora de deixar o papel para trás.